ABattement pour frais professionnels en 2023

En cas d’absence ou de congé, rémunéré ou non rémunéré, d’un salarié, il ne peut être fait application de la déduction forfaitaire spécifique que sur la rémunération correspondant à un travail effectif du salarié. En cas d’absence, rémunérée ou non rémunérée sur un mois complet (pour cause de maladie ou de congés), l’application de la déduction forfaitaire spécifique au titre de ce mois n’est pas admise.

 

Le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels est lié à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité générale de l’entreprise. Lorsqu’un salarié exerce plusieurs professions dont certaines ouvrent droit à la déduction forfaitaire spécifique, il y a lieu de considérer séparément les revenus tirés de chacune de ces activités et de leur appliquer le régime qui leur est propre.
Lorsque le salarié, qui appartient à une profession relevant de la liste des professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, exerce son activité auprès de plusieurs employeurs, la limite de déduction des frais professionnels de 7 600 euros peut être appréciée séparément, au niveau de chaque employeur.
Cette tolérance peut être remise en cause en cas d’abus manifeste (notamment lorsque les employeurs relèvent d’un même groupe)

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels peut être appliquée aux mandataires sociaux lorsque l’activité exercée par le dirigeant relève d’une profession ouvrant droit à déduction sous réserve que :

• l’activité constitue l’exercice d’une profession effective et distincte de la fonction de dirigeant, et fait l’objet d’une rémunération séparée ;
• la déduction forfaitaire spécifique ne s’applique qu’à la part de rémunération afférente à la fonction technique ouvrant droit à la déduction.

En conséquence, le mandataire social doit être titulaire d’un contrat de travail distinct de son mandat social pour son activité professionnelle spécifique et bénéficier de deux rémunérations distinctes

L’application de la déduction forfaitaire spécifique ne peut avoir pour conséquence pour chaque paie, de ramener l’assiette de calcul des cotisations en deçà de l’assiette minimum des cotisations. Cette assiette minimale correspond au montant cumulé du salaire minimum de croissance et des indemnités, primes ou majorations s'y ajoutant en vertu d'une disposition législative ou d'une disposition réglementaire.
Le cas échéant, les sommes versées au titre du remboursement de frais professionnels sont incluses dans cette assiette. Les éléments de rémunération prévus par une disposition conventionnelle n’ont pas à être pris en compte pour déterminer l’assiette minimale des cotisations de sécurité sociale.

Les artistes dont la rémunération bénéficie d’une déduction forfaitaire spécifique qui ne sont pas dans le champ d’application de la réglementation relative au SMIC du fait de l'absence de réglementation relative à la durée du travail ne sont pas soumis aux règles relatives à l’assiette minimum

Principe de non cumul

En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charge directes par l'employeur entrent obligatoirement dans l’assiette des cotisations, préalablement à l’application de la déduction. En revanche, l’attribution par l’employeur d’outils de travail (véhicule, ordinateur portable…) utilisés à des fins professionnelles ne constitue pas une prise en charge de frais professionnels, et ne donne pas lieu à une réintégration dans l’assiette avant application de la DFS. Cependant, si ces outils donnent lieu à un usage partiellement privé, le montant évalué de l’avantage en nature, selon les modalités prévues dans la rubrique « avantages en nature » du BOSS, constitue un élément de rémunération qui doit être intégré à l’assiette avant application de la déduction forfaitaire spécifique.

Texte de référence : Article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale

Exceptions pour lesquelles le cumul est autorisé

Par exception, il existe des cas (dont la liste limitative figure en annexe de l’arrêté du 25 juillet 2005) dans lesquels, même s’il est fait application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, les frais en question n’ont pas à être compris dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés auxquels la déduction est appliquée. Il s’agit des allocations et indemnités suivantes versées à certaines professions bénéficiant d’une déduction forfaitaire spécifique dont le montant est notoirement inférieur à la réalité des frais professionnels exposés par le travailleur salarié ou assimilé :

• des indemnités de grand déplacement allouées aux ouvriers du bâtiment dans les conditions fixées à l’article 5 de l’arrêté du 20 décembre 2002 ;
• des indemnités journalières de « défraiement » versées aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques ainsi qu’aux régisseurs de théâtre, qui participent à des tournées théâtrales ;
• des allocations de « saison », allouées aux artistes, musiciens, chefs d’orchestre et autres travailleurs du spectacle qui sont engagés par les casinos, les théâtres municipaux ou les théâtres bénéficiant de subventions des collectivités territoriales pendant la durée de la saison ainsi que, le cas échéant, les remboursements de leurs frais de déplacement. Il en est de même des répétitions effectuées dans le cadre de la saison ;
• des allocations et remboursements de frais perçus par les chefs d’orchestre, musiciens et choristes à l’occasion de leurs déplacements professionnels en France et à l’étranger. Il en est de même des répétitions effectuées dans le cadre de ces déplacements ;
• des allocations et remboursements de frais professionnels des journalistes professionnels, au sens de l’article L. 7111-3 du code du travail, mentionnés dans l’instruction fiscale du 5 mars 2002 ;
• des indemnités pour frais de mécanisation des ouvriers forestiers ;
• des allocations et indemnités versées au titre d’avantages résultant de certaines contraintes professionnelles ;
• de la prise en charge obligatoire de 50 % du coût des titres de transport des salariés ou la prime de transport de 4 euros ;
• de la part contributive de l’employeur à l’acquisition des titres restaurants dans les limites prévues au 19° de l’article 81 du code général des impôts.

  Par ailleurs, les frais de transport exposés à l’occasion des voyages de début et fin de chantier ainsi que les voyages de détente prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics constituent des frais professionnels se rapportant directement à la situation de grand déplacement dans laquelle se trouvent les ouvriers. A titre dérogatoire, même s’il est fait application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, la prise en charge de ces frais par l’employeur n’a pas à être comprise dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés auxquels la déduction est appliquée.
En cas de mise à disposition par l’employeur d’un véhicule de transport en commun à destination des salariés pour les conduire sur le lieu de travail, l’avantage peut être négligé même en cas d’application de la déduction forfaitaire spécifique. L’avantage n’a pas à être compris dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés auxquels la déduction est appliquée.

A titre exceptionnel, pour accorder aux employeurs un temps d’adaptation à l’application du droit rappelé par la jurisprudence de la Cour de cassation, jusqu’au 31 décembre 2022, l’intégration dans l’assiette des cotisations sociales des remboursements de frais et des prises en charge directes par l’employeur suivants ne sera pas obligatoire avant l’application de la déduction forfaitaire spécifique :

• Prise en charge directe par l’employeur auprès d’un tiers (hôtelier, restaurateur, entreprise de taxi…) des frais de son salarié en situation de déplacement professionnel (frais d’hébergement, frais de repas, frais de taxi…) ;
• Remboursement des dépenses d’entretien des vêtements de travail (voir titre sur les frais professionnels, chapitre 8, section 6) ;
• Remboursement des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (voir titre sur les frais professionnels, chapitre 8, section 1, B) ;
• Remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur à l’occasion des repas d’affaires dûment justifiés sauf abus manifeste (voir titre sur les frais professionnels, chapitre 2, section 2, C)

Les entreprises de spectacles ne font pas partie de ce dispositif ...

Dans le contexte de la suppression progressive de la déduction forfaitaire spécifique , par tolérance, son bénéfice est admis, dans ces cinq secteurs uniquement, même en l’absence de frais professionnel réellement supporté par un salarié (par exemple en cas d’application par une caisse de congés payés du secteur de la DFS sur des indemnités de congés payés) : - À compter du 1er janvier 2021 pour le secteur de la propreté ;
- À compter du 1er janvier 2022 pour le secteur de la construction ;
- À compter du 1er janvier 2023 pour les secteurs du transport routier de marchandises, de l’aviation civile et pour les journalistes.
En revanche, l’ensemble des autres conditions nécessaires au bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique doivent être satisfaites.
Par tolérance, à compter de ces mêmes dates et pour ces cinq secteurs, pour accompagner l’extinction du dispositif et la mise en place de modalités de remboursement des frais professionnels de droit commun, l’ensemble des remboursements de frais professionnels définis par l’arrêté du 20 décembre 2002 peut faire l’objet d’un cumul avec la déduction forfaitaire spécifique. Le cas échéant, l’intégration dans l’assiette des cotisations sociales des remboursements de frais professionnels et des prises en charge directes par l’employeur n’est pas obligatoire avant l’application de la déduction forfaitaire spécifique.2330 Par ailleurs, en vue de faciliter les modalités de gestion des informations concernant les salariés bénéficiaires de ce dispositif en cours d’extinction, par tolérance et pour ces cinq seuls secteurs, il est admis que le consentement des salariés couvre la totalité de la période de transition dans les conditions suivantes :
- Pour les métiers de la propreté : si le consentement des salariés a été recueilli par l’employeur en 2023, il couvre, pour ces salariés, la période restant à courir jusqu’à la suppression du dispositif ;
- Pour les métiers de la construction, du transport routier de marchandises, de l’aviation civile et pour les journalistes : si le consentement des salariés a été recueilli avant 2023, il couvre, pour ces salariés, la totalité de la période restant à courir jusqu’à la suppression du dispositif.
En l’absence de convention collective ou d’accord collectif du travail prévoyant explicitement l’application de la DFS, ou d’accord du comité d’entreprise, des délégués du personnel ou du comité social et économique, l’application de la déduction forfaitaire spécifique à tout salarié embauché à compte du 1er janvier 2023 est quant à elle conditionnée au recueil de son consentement et vaut jusqu’à extinction du dispositif. Lorsque le travailleur ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord

Nous prévoyons une mise à jour Interpaye V19 pour l'application des ces nouveaux dispositifs dans les tous prochains jours.